TMS-система: что это и как выбрать подходящую?

Скорость и безошибочность обработки информации – одно из основных условий успешности современного бизнеса. Логистика не исключение. Многие компании используют электронный документооборот или универсальные ERP-системы. Мы же сегодня расскажем о специальной автоматизированной системе управления процессами грузоперевозок – TMS (transportation management system).

Что такое TMS?

TMS система в логистике объединила самые актуальные достижения в области автоматизации деятельности, связанной с организацией грузоперевозок, от первого обращения клиента в логистическую компанию, до подписания акта выполненных работ. По сути дела, это набор специализированных инструментов позволяющих:

• регистрировать и систематизировать обращения потенциальных заказчиков;
• формировать документы на груз в зависимости от вида транспорта и маршрута;
• отслеживать движение груза, в том числе при помощи GPS-трекинга;
• быстро вносить изменения в документы в случае непредвиденных обстоятельств, например, изменения маршрута или транспортного средства;
• проводить мониторинг и управлять погрузо-разгрузочными работами, отправкой и приёмом груза не нескольких складах одновременно;
• вести переписку и документооборот;
• выполнять многие другие функции специфические для логистической деятельности.

Для реализации поставленных задач, TMS система интегрируется с интернет и IT технологиями, а также разнообразными средствами связи. Сотруднику логистической компании, на каком бы этапе он не выполнял свою работу нет необходимости прибегать к дополнительным программным средствам, если у него установлена TMS.

Как выбрать подходящую TMS?

Ввиду разнообразия логистической деятельности, объединяющей процессы:

• документооборота;
• погрузо-разгрузочные, сортировочные и перевалочные;
• складирования и учёта;
• перевозки различными видами транспорта;
• мониторинга и принятия решений.

Создать универсальную систему управления достаточно проблематично, поэтому разработчики предлагают внедрение локального решения задач и последующее объединение программ в единую систему. Таким образом, за достаточно короткий срок удаётся разработать TMS с учётом специфики компании, не нарушая её деятельность.

На какие же критерии необходимо ориентироваться, разрабатывая TMS?

1. Применение «облачных» сервисов

Такой подход позволяет участникам процесса получать доступ к необходимой информации из любой точки мира где есть интернет и с любого устройства. Российским компаниям лучше использовать национальные «облачные» сервисы, чтобы случайно не нарушить действующее законодательство, регламентирующее требования к информации, размещаемой в сети.

2. Гибкость и адаптивность TMS

Хотя TMS и стандартизирует деятельность, но изначально система разрабатывается под компанию, а не наоборот – этим она отличается от привычных «коробочных» решений, которые достаточно установить на ПК сотрудников и пользоваться. Поэтому разработчики создают и внедряют систему совместно со специалистами логистической копании.

Важно не нарушить, а улучшить имеющуюся практику.

3. Стандартизация

Компаниям, которые намерены интегрироваться в международную транспортную систему, TMS позволит стандартизировать процессы и адаптировать их к требованиям отраслевых нормативных документов.  Например, маршрутизация или перевозка грузов требующих особых условия транспортировки.

4. Подготовка сотрудников компании

Система позволяет «выровнять» компетентность сотрудников. Таким образом, персонал начинает понимать процессы, которые существуют в компании гораздо шире. Специалисты начинают расценивать своё участие, как важную часть общей работы. Например, если отдел логистики ведет статистику на уровне продукта, ему нужно получать данные о каждом бренде отдельно: отслеживать счета, накладные и так далее – выполняя эти функции, работник лучше понимает ожидания и потребности смежников.

5. Срок разработки и внедрения TMS

В связи с тем, что разработка автоматизированной системы является процессом, в котором, наряду с IT специалистами, участвуют разнопрофильные специалисты логистической компании, на выполнение работ по созданию TMS, требуется значительное время. Иногда работы ведутся в течение полугода и более. Поэтому компаниям решившим автоматизировать процессы необходимо готовиться заранее, планируя основную деятельность, а также человеческие и финансовые ресурсы.

Выбор системы и разработчика TMS

Выбирая IT компанию которой Вы доверите разработку TMS или готовое решение, которое будут адаптировать под свои бизнес процессы, важно понимать цель, которая должна быть достигнута в результате внедрения.

Не видя имеющихся недостатков, и не сформулировав чёткие цели, выраженные в измеряемых показателях результативности, внедрённая TMS может оказаться компьютерной программой, обременяющей сотрудников.