Бюджетирование логистики: подходы и советы

Бюджетирование – один из способов управления финансовой деятельность компании. Если чистая прибыль равна, например, 5% от дохода, то сокращение доли логистических затрат с 9% до 4% удвоит ее. Иными словами, чтобы увеличить чистую прибыль, не обязательно наращивать объёмы продаж.

Рациональное управление деньгами позволяет экономно расходовать средства получая дополнительную прибыль.

Традиционное бюджетирование в логистике

Расходы на доставку грузов складываются из многих частей. Необходимо учитывать, что компании иногда передают логистические процессы подрядчикам.

При бюджетировании логистики прогнозируют:

• расходы на непосредственную транспортировку;
• складские расходы на погрузо-разгрузочные работы и складирование;
• прочие расходы.

В каждом случае выделяют физические и административные расходы:

• физические – это затраты на топливо, обслуживание транспорта, запчасти, налоговые и страховые выплаты, зарплаты водителей и т.п.;
• административные – это зарплаты офисных сотрудников, расходы на канцтовары, обучение и т.п.

Помимо разнообразия затрат, значительно осложняющих расчеты, измерить и спрогнозировать многие из них на перспективу, бывает практически невозможно.

Подходы к бюджетированию в логистике

Среди наиболее распространенных подходов к бюджетированию стоит отметить:

• top-down budgeting - от общего к частному;
• bottom-up budgeting - от частного к общему;
• activity-based budgeting или ABB - по процессам.

Top-down – наиболее распространенный метод бюджетирования в логистике. Планируя бюджет, отталкиваются от данных по затратам предыдущего периода и принимает во внимание основные факторы влияющие на финансовые показатели:

• инфляцию;
• изменение цены товара и частоты перевозок;
• рост или снижение уровня утилизации подвижного состава.

Bottom-up работает наоборот. При бюджетировании отталкиваются от плана поставок для каждого клиента и учитывают следующие факторы:

• частота поставок;
• объем отправлений;
• объём получения груза и так далее.

Расчеты проводятся для каждого направления отдельно. На выходе получают бюджет на планируемы период.

Activity-based budgeting - предусматривает, что затраты прогнозируются в зависимости от объема логистических операций и ресурсов, которые для них требуются.

Как эффективно рассчитать бюджет?

Несколько советов как эффективно рассчитать бюджет.

1. Следите за календарем

Если приступить к бюджетированию слишком рано, то может не хватить данных для сравнения показателей в годовом исчислении, чтобы составить точный прогноз. И напротив, если затянуть процесс, то бюджетирование потеряет смысл.

2. Определите роль логистики в бизнесе компании

Перед составлением бюджета на перспективу, определите роль логистики в бизнесе компании. Можно ли считать ее одним из основных видов деятельности?

Важными вопросами для бюджетирования логистики в данном контексте являются:

• как компания справляется с новыми вызовами, связанными с цепями поставок?
• нужно ли внести изменения в текущий бюджет, чтобы учесть эти вызовы?

3. Сделайте бюджетирование прозрачным

Участники процесса должны знать ключевые даты, данные которые будут использованы.

В данном случае важна прозрачная система для учета корректных расходов. К примеру, применив TMS можно получить все актуальные расходы на логистику за год и использовать эти данные, чтобы рассчитать бюджет по методу top-down.

4. Не недооценивайте непредвиденные расходы

От форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован. Разумеется, предсказать подобные обстоятельства невозможно, но можно оценить объем страхования, чтобы форс-мажор не обернулся финансовой катастрофой. На непредвиденные расходы стоит запланировать часть бюджета.

5. Ориентируйтесь на стандарты

Важную роль в бюджетировании логистики играет эвристика – свод алгоритмов основанных на опыте, которые эффективны, но их работу невозможно доказать математически.

Что делать, если опыта недостаточно? В этом случае, чтобы найти подходящее решение, используйте эталоны сравнения (бенчмарки).

6. Не экономьте на автоматизации

Некоторые компании до сих пор пользуются устаревшими решениями, экономя на дорогостоящих обновлениях. Подобная «экономия» дает обратный результат - сотрудники тратят больше времени на повседневные операции и допускают больше ошибок.

7. Не путайте бюджетирование с целями

Неважно, насколько вы планируете улучшить производительность в предстоящем году. Амбициозные цели повлекут за собой серьёзные расходы, если рассчитывать бюджет на основе завышенных целевых показателей.

Оптимистичный настрой помогает компании расти. Но чтобы не выйти за рамки бюджета, следует оставаться реалистом.

8. Руководство должно согласовать планы

Сразу представлять руководству новый бюджет – не лучшая тактика. Предварительно расскажите руководителю об актуальных трендах в логистике, которые ощутимо повлияют на расходы компании в грядущем периоде. Так динамика бюджетирования логистики будет понятна человеку, принимающему окончательное решение.