Оценка деятельности компании по показателям результативности бизнес процессов – признак зрелости и управляемости предприятия. Традиционно общепринятыми были финансовые результаты деятельности: доход, прибыль, убытки. Но в современных быстро изменяющихся условиях ожидать экономические показатели нет времени. Для своевременного принятия безошибочных решений необходимо иметь цифры, свидетельствующие о стабильном функционировании компании в режиме реального времени. Эти задачи решают ключевые показатели результативности бизнес процессов – KPI (Key Performance Indicators).
KPI в логистике
В логистической отрасли, как и в любом бизнесе, существуют свои показатели результативности, к ним относятся, например:
- факт заключения договора и/или выполнения заказа, как и факт отказа от договора;
- своевременность выполнения заказа, этапа транспортировки, оформления документов, погрузоразгрузочных работ и т.д.;
- расход ГСМ и других расходных материалов на единицу расстояния;
- количество раз возврата документов с таможни после проверки.
Также в качестве ключевых показателей могут быть использованы показатели эффективности использования средств, например:
- соотношение стоимости доставки к продажам;
- средняя стоимость доставки единицы груза или места в транспортном средстве;
- степень утилизации.
Может быть разработано множество взаимосвязанных показателей.
Важно! Чтобы цифрами, сформированными в результате мониторинга и анализа, реально пользовались, а не включали их в отчёты, а затем руководители разных уровней спрашивали у подчинённых что обозначает тот или иной показатель и зачем ему (руководителю) этот отчёт предоставили.
Остановимся подробнее на некоторых KPI.
Выполненный заказ
Заказ считается выполненным, если все операции были совершены без ошибок и в полном соответствии с условиями договора. Индекс совершенного заказа (perfect order index или POI) рассчитывается в процентах от общего количества заказов.
Индекс POI рассчитывается произведением трёх показателей:
- своевременность (OTD);
- укомплектованность: клиент получил тот же объем товара, что заказывал;
- безошибочность: нет повреждений и отклонений в транспортировке, документация составлена корректно.
Например, из 1000 отгруженных партий 64 прибыли с опозданием, 67 – неукомплектованными, а 18 – с ошибками в документах, то совершенный заказ составит 85,8%.
Своевременность доставки
On-time delivery (OTD) - своевременность доставки. Этот показатель считается одним из наиболее важных KPI в логистике, так как он напрямую влияет на удовлетворенность клиента.
Во-первых - этот KPI можно рассчитывать на двух разных уровнях:
- на уровне перевозки;
- на уровне накладной.
Например, российские ритейлеры вычисляют OTD для каждой накладной.
Во-вторых - для каждого получателя своевременность доставки рассчитывается индивидуально. Прибытием в срок может считаться доставка:
- в определенное время с минимальными отклонениями (например, в 16:00);
- в период работы склада (с 09:00 до 18:00);
- в пределах временного окна (с 01:00 до 02:00).
Например, так многие компании управляют очередностью разгрузки фур на распределительном центре.
В-третьих - отправитель и получатель могут по-разному определять точное время прибытия. Часть грузополучателей фиксируют время, когда автомобиль прошел КПП, кто-то фиксирует время, когда оператор склада зафиксировал документы из лотка, куда их положил водитель (при этом они могли пролежать там 30-40 минут).
OTD рекомендуется держать на уровне не ниже 98% при расчете «день в день» и не ниже 95% при расчете «минута в минуту». В обратном случае нужно оптимизировать процессы, чтобы улучшить этот KPI.
Своевременность оформления документов
ТТН (товарно-транспортные накладные) заверяют оригинальными печатями и выписывают в четырех экземплярах:
- для отправителя;
- для получателя;
- для перевозчика;
- для транспортной компании.
Не удивительно, что должна обеспечиваться своевременность движения документов, чтобы все участники поставки выполнили работу своевременно.
Очевидна важность этого KPI: при перевозках на большие расстояния нужно много времени, чтобы вернуть документы отправителю. Если по пути следования водитель принимает следующий заказ, расчет между транспортной компанией и поставщиком может заметно затянуться.
Средняя стоимость единицы перевозимой продукции
Себестоимость транспортировки чаще всего включает в себя:
- расходы на подготовку и погрузку на средство доставки;
- оплату тарифов на перевозку и погрузку товара, страхования, а также таможенных пошлин, налогов и сборов;
- расходы на краткосрочное и долгосрочное хранение груза;
- затраты на выгрузку и доставку со склада в пункт назначения.
Оптимизировать затраты необходимо поэтапно. Рассчитайте процент стоимости каждого этапа, от общих затрат. Проследите динамику формирования расходов на доставку единицы продукции и выявите факторы увеличивающие затраты. Определите источник проблем.
Соотношение расходов на перевозку и продаж
Этот KPI позволяет наглядно отследить финансовую выгоду от бизнеса. Для расчета показателя необходимо затраты на перевозку разделить на объём продаж выраженный в деньгах. Например, среднестатистическая американская компания тратит на перевозки 4,6% от продаж, тогда как на содержание запасов и складирование приходится по 2%, а на клиентский сервис и администрирование – около 0,4% и 0,2% соответственно.
Показатель позволяет отследить эффективность в динамике, когда расходы на перевозку и продажи изменяются со временем.
Уровень утилизации
Показатель является соотношением фактического объема или веса перевозимого груза к полной вместимости транспортного средства. При расчете учитывается объем и грузоподъемность средства доставки или объемный вес груза.
Уровень утилизации вычисляют в процентах от оптимальной загрузки. Например, в машину на 82 м3 загрузили 60 м3. Грузоподъемность автомобиля – 20 т., а загрузили 18 т. Соответственно, уровень утилизации составит 66%.
Достичь уровня утилизации в 100% практически невозможно.
Мониторинг показателей и формирование KPI
Чтобы правильно сформировать KPI, в первую очередь необходимо организовать мониторинг за исходными данными. Важно иметь возможность оперативно собирать информацию без ошибок.
На многих предприятиях для расчёта KPI используют электронные таблицы, а некоторые – и вовсе при помощи калькуляторов. Современные системы управления перевозками (TMS) позволяют автоматизировать расчеты и хранить результаты в облаке.
